Helder over VoIP. Meer dan bellen alleen.

Helder over VoIP. Meer dan bellen alleen.

10 zaken die u moet weten

10 zaken die u moet weten.

Helder over VoIP. Meer dan bellen alleen.

Eerst hadden we analoge telefoonlijnen. Toen kwam ISDN, voor meerdere telefoongesprekken per lijn. Rond de eeuwwisseling volgden de ADSL-lijnen voor een snelle overdracht van data (spraak en meer). In de loop van 2019 houden de ISDN-lijnen echter op te bestaan. Gelukkig is er een goede, future-proof opvolger: VoIP, bellen via internet. Een nieuwe, snelgroeiende vorm van telefonie die eigenlijk alleen maar voordelen kent. In deze whitepaper zijn we helder over wat VoIP voor uw organisatie kan betekenen.

1. VoIP is gewoon bellen via een internetlijn
VoIP, Hosted VoIP, HIP – het zijn verschillende termen voor min of meer hetzelfde. VoIP betekent Voice over IP. Dus: bellen via een internetlijn. Voor al die handige telefoniefuncties die uw organisatie nú misschien heeft, heeft u geen fysieke telefooncentrale op uw locatie meer nodig. Daarvoor in de plaats komt er een goed beveiligde virtuele telefooncentrale ‘in de cloud’*. Deze telefooncentrale in de cloud kan hetzelfde én veel meer als uw oude centrale. Bovendien regelen uw medewerkers de telefonie via een app op hun smartphone helemaal zelf.
(* Net als bij andere cloud-services heb je ook voor VoIP ‘hybride’ oplossingen, waarbij de fysieke centrale wél blijft bestaan en via die centrale gebruik wordt gemaakt van de VoIP-functionaliteiten.)

2. VoIP is voor elke organisatie interessant
Over de voordelen van VoIP kunnen we kort zijn. Met VoIP krijgt u meer telefonie-comfort voor minder geld. Net als iedere cloud-service is ook VoIP flexibel en schaalbaar, tegen transparante kosten; u betaalt dus nooit meer dan u gebruikt. Deze voordelen pakken voor elke organisatie gunstig uit, ongeacht of het gaat om 5 of 5000 werkplekken en gebruikers.

3. Uw relaties kunnen u altijd bereiken
Misschien wel het grootste voordeel van VoIP: uw organisatie is altijd bereikbaar. En als we zeggen ‘altijd’, dan is dit ook echt 24/7. Zonder dat mensen ‘in de wacht’ gezet hoeven te worden. Dit kan bijvoorbeeld omdat er zo maar 150 gesprekken tegelijk mogelijk zijn. Maar ook omdat binnenkomende telefoontjes naar iedere mobiel van iedere medewerker kunnen worden doorgeschakeld, waar deze zich ook bevindt. Bij eventuele internetstoringen worden binnenkomende gesprekken eveneens automatisch doorgeschakeld naar een mobiel; ook dan zal een relatie dus nooit tevergeefs bellen.

4. Uw medewerkers hebben optimale vrijheid
Terwijl VoIP uw relaties optimale bereikbaarheid garandeert, biedt het uw medewerkers juist optimale vrijheid. Omdat er overal gebeld kan worden waar internet is, kunnen medewerkers dus overal bellen alsof ze op hun werk zijn. Ook thuis: zakelijke telefoontjes ontvangen én bellen met het zakelijke telefoonnummer. Via een handige app op hun smartphone kunnen ze zelf aangeven of ze telefonisch bereikbaar zijn of dat een telefoontje kan worden doorgeschakeld naar een collega. Dat vergemakkelijkt het flexibel werken en het helpt bij de werk-privé balans.

5. VoIP verhoogt klanttevredenheid
Met VoIP hoeven relaties nooit meer ‘in de wacht’ te staan en kunnen ze altijd direct naar de juiste contactpersoon worden doorgeschakeld (omdat in het systeem zichtbaar is welke collega’s beschikbaar zijn). Uniek aan VoIP is bovendien de integratie met CRM- of andere bedrijfssoftware. Het voordeel hiervan is dat alle gegevens van een relatie – contactgegevens, eerdere e-mail of telefoongesprekken, facturatiegegevens enzovoorts –op één centraal punt inzichtelijk zijn. Zodra u gaat bellen vanuit bijvoorbeeld uw CRM-systeem. Maar ook zodra u gebeld wordt en het nummer van de relatie herkend wordt. Nooit meer zoeken dus, terwijl de relatie aan de lijn ‘hangt’. Dat verhoogt niet alleen de productiviteit, maar ook de klanttevredenheid!

6. Kosten dalen en worden transparanter
Bellen via internet is op zich al goedkoper. Daarnaast hoeft u met VoIP geen fysieke telefooncentrale meer aan te schaffen, te onderhouden of uit te breiden. Zelfs geen vaste telefoontoestellen; medewerkers zouden met alleen een smartphone toe kunnen. Bovendien is in de eigen omgeving bellen, naar collega’s of naar andere vestigingen, over het algemeen gratis. De kosten voor telefonie worden daarbij volstrekt transparant en voorspelbaar. Geen abonnementsvormen meer; u betaalt per maand slechts voor wat u gebruikt, voor het aantal gebruikers en de functionaliteiten

7. VoIP verhoogt efficiëntie en productiviteit
Met de mogelijkheden van VoIP kunnen medewerkers aanzienlijk efficiënter en productiever werken. Omdat ze op een zelfgekozen plek en tijd toch ‘zakelijk’ kunnen bellen. Door de eenvoudige doorschakelijking van binnenkomende gesprekken naar een mobiel nummer hoeft niemand meer met 2 smartphones rond te lopen. Ook voor uitgaande gesprekken kunnen ze vanuit één smartphone kiezen om met het zakelijke nummer of met een ander nummer te bellen, terwijl alle zakelijke contacten in een telefoonboek op de smartphone binnen handbereik zijn. VoIP biedt bovendien zeer verfijnde doorschakelopties die in een handomdraai zijn in te stellen. Zo kunnen vaste relaties altijd rechtstreeks bij hun vaste contactpersoon uitkomen en omgekeerd: medewerkers worden nooit gestoord in hun werkzaamheden door telefoontjes die niet voor hen bedoeld zijn…

8. VoIP groeit flexibel mee
Net als andere cloud-services is VoIP uitermate flexibel en schaalbaar. Dat wil zeggen dat het eenvoudig is om extra gebruikers, extra lijnen of extra functionaliteiten toe te voegen of te verwijderen. Per dag of per maand. U betaalt daarbij alleen voor wat u gebruikt. Dit geldt niet alleen voor de standaardopties maar ook voor de specifieke VoIP-oplossingen die voor uw organisatie effectief kunnen zijn: webcare, video conference, visuele telefoniewachtrijen, callcenter- en receptie-oplossingen en meer…

9. VoIP is uiterst gebruiksvriendelijk
Het gebruiksgemak van VoIP is groot. Als organisatie kunt u zelf verschillende slimme oplossingen instellen, zoals een keuzemenu voor binnenkomende gesprekken (‘Voor… kies 1’) of een belplan met voicemail voor rond de feestdagen, of doorschakelingen tijdens of juist buiten openingstijden, enzovoorts. Via een handige app op de smartphone kunnen medewerkers de verschillende instellingen ook zelf naar wens aanpassen.

10. Nummerbehoud en andere vanzelfsprekendheden
Goede wijn behoeft geen krans en dat geldt eigenlijk ook voor VoIP. Tóch is het goed aanvullend nog te vermelden dat de belkwaliteit en het geluid van VoIP van hoge kwaliteit is. Voor medewerkers die veel moeten bellen is dit een aangename bijkomstigheid. Net als bij andere cloud-services geldt ook voor VoIP dat u altijd over de nieuwste functionaliteiten en technieken beschikt, ook als het gaat om beveiliging en (cyber)veiligheid. En ten slotte, mocht uw organisatie overstappen naar VoIP dan kan dit met behoud van de bestaande telefoonnummers; elk nummer van elke provider is mee te nemen.

Ten slotte: VoIP van Venéco
Er zijn vele aanbieders en providers van VoIP. Niet overal zijn de ‘pakketten’ en functionaliteiten die u kunt afnemen identiek. Venéco biedt VoIP aan als onderdeel van haar MyEasyOffice cloud-services. Naast de voordelen die VoIP toch al biedt, kunt u dan bovendien gebruik maken van de voordelen van Venéco: een helder advies over welke VoIP-oplossing het beste bij u past, een rimpelloze implementatie, training van uw medewerkers, een Nederlandstalige helpdesk met 24/7 bereikbaarheid ‘om de hoek’ en transparante SLA’s voor support en beheer. Voor zorgeloos ondernemen.

Wilt u een maatwerk-advies voor VoIP in uw organisatie? Neem dan HIER contact op met Venéco; wij helpen u graag verder.

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief!