Chat with us, powered by LiveChat

Eerlijk over de cloud. De ‘next best thing’.

Eerlijk over de cloud. De ‘next best thing’.

In 5 stappen uitgelegd

In 5 stappen uitgelegd

Eerlijk over de cloud. De ‘next best thing’.

Het wordt de grootste ICT-omwenteling van dit moment genoemd: werken in de cloud. Leek het enkele jaren geleden nog iets waarvoor je kon kiezen, op dit moment is de cloud bijna onvermijdelijk. Sommige organisaties stappen met veel enthousiasme over, andere aarzelen. Jongere generaties medewerkers willen niet anders, oudere generaties kijken schuchter aan tegen deze nieuwe manier van werken. Maar hoe je het ook wendt of keert, eigenlijk neemt elke organisatie al deel aan de cloud, ook al denken we van niet, dan gebeurt het toch. En ook in de toekomst zullen steeds meer ICT-oplossingen worden gebaseerd op cloudtechnieken. Met alle resultaten van dien voor productiviteit, creativiteit, samenwerking en werkplezier.
In deze whitepaper zijn we eerlijk over de cloud. We beginnen bij het begin, met een uitleg over wat de cloud nu precies is en de belangrijkste begrippen. Daarna geven we de voor- en nadelen van werken in de cloud en ten slotte enkele overwegingen om nú de overstap (wel of niet) te wagen.

Wat is de cloud eigenlijk?

‘Cloud’ is simpelweg de term voor een server die je via internet kunt benaderen. Tot voor kort hadden alle bedrijven en organisaties op hun locatie één of meer servers staan. Bijvoorbeeld voor e-mail en/of voor allerlei softwareprogramma’s en bestanden. Tegenwoordig staan deze servers vaak niet meer bij de organisaties zelf, maar in grote, goed beveiligde datacenters. In Nederland, in Europa of elders ter wereld. Deze servers zijn met internet verbonden. Daardoor kunnen ze met allerlei verschillende apparaten, vanaf allerlei plekken en op alle momenten benaderd worden. Zolang er maar een internetverbinding is. Het allergrootste verschil én voordeel ten opzichte van ‘gewone ICT’ is dus, dat je niet meer vastzit aan één plek of één apparaat om te kunnen werken. In je auto met je tablet, op de bank met je laptop, op je kantoor met een PC – overal kun je werken, zelfs gelijktijdig met collega’s in hetzelfde document, of online nog even de boekhouding bijwerken.

Wat kan de cloud?
Tegenwoordig kan de cloud bijna alles. Tot voor kort was de cloud beperkt tot bijvoorbeeld het opslaan van bestanden en data. Of er stond alleen een softwarepakket op, zoals het bekende Office-pakket van Microsoft. Maar de cloudmogelijkheden ontwikkelen zich snel. Uiteenlopende programma’s, applicaties en software kunnen nu vanuit de cloud gebruikt worden, ook bedrijfseigen toepassingen. Bekend is natuurlijk het bellen via de cloud, Voice over IP (lees HIER onze whitepaper over VoIP telefonie). Daarnaast worden er vanuit de cloud ook steeds meer ‘beheerservices’ geleverd, bijvoorbeeld op het gebied van back-up en cyberveiligheid, of aansturingssoftware voor netwerken. Het wereldwijde cloudplatform Azure van Microsoft is intussen zover ontwikkeld dat dit door allerlei ICT-bedrijven gebruikt kan worden als ‘infrastructuur’ voor bedrijfsspecifieke cloud-oplossingen van hun klanten. En nog steeds hebben we het hier dus over gewone – maar buitengewoon krachtige – servers die ergens staan en die via een internetverbinding bereikbaar zijn…

Soorten cloudoplossing
Intussen is de cloud dus niet meer slechts één ding, maar ontstaat er een rijke schakering aan cloudoplossingen. Daarbinnen worden over het algemeen drie varianten onderscheiden.

Public cloud
Deze variant is bij het grote publiek het beste bekend. Bij een publieke cloud maak je gebruik van grote algemene servers en datacenters en de daarbij horende generieke ICT-infrastructuur en -diensten, die op dezelfde manier ook door anderen gebruikt worden. Bekend zijn bijvoorbeeld Dropbox of GoogleDrive. Maar ook Azure van Microsoft is dus een publieke cloud. Natuurlijk heeft iedereen op zo’n publieke cloud zijn eigen goed beveiligde ‘hoekje’ en kan niemand anders bij jouw bestanden of software komen. Aanbieders van een publieke cloud investeren bovendien veel in privacy en cyberveiligheid. Het voordeel van een publieke cloud is dat het vooral (kosten)efficiënt is. Je hoeft als organisatie of bedrijf niet zelf te investeren in een ICT-infrastructuur, in software, onderhoud en beheer.

Private Cloud
Het tegenovergestelde van een Public Cloud is de Private Cloud. Dit is een cloudoplossing binnen het eigen datacenter van een organisatie of bedrijf, of binnen dat van een ICT-provider. Helemaal op maat gemaakt. Naar de wensen en behoeften van de organisatie. Een Private Cloud wordt met niemand anders gedeeld. Je kunt dus heel specifieke functionaliteiten inrichten, bijvoorbeeld op het gebied van cyberveiligheid of van snelheid. En volgens de eigen workflow of in de eigen huisstijl. Via een applicatie op hun (mobiele) devices komen medewerkers dan eigenlijk gewoon in hun eigen, vertrouwde ICT-omgeving terecht. Tegenover de voordelen van bedrijfseigen oplossingen staan de vaak wat hogere kosten.

Hybride cloud
Een hybride cloudoplossing is net als een hybride auto een beetje van allebei: Private Cloud-oplossingen gecombineerd met Public Cloud-oplossingen. Er zijn heel goed omstandigheden denkbaar waardoor een volledige cloudoplossing niet de beste ICT-oplossing is. Bijvoorbeeld als er gewerkt wordt met oudere software-toepassingen die nog niet naar de cloud kunnen, of met zware (reken)bestanden, terwijl bijvoorbeeld telefonie of het Office-pakket best uit de cloud afgenomen kunnen worden. In zulke gevallen zoek je naar de meeste optimale hybride oplossing.

De meeste voordelen zijn écht

Negentig procent van de bedrijven vindt de overstap naar de cloud een succes en ervaart direct een verbetering in productiviteit. Wat zijn die voordelen dan precies? Voor het gemak delen we ze hier in vier categorieën.

Strategisch ondernemen
Door in de cloud te werken kun je flexibeler en slagvaardiger ondernemen. De ICT-infrastructuur bestaat namelijk uit online werkplekken. Je kunt per werkplek de functionaliteiten bepalen, bijvoorbeeld met of zonder hardware, met of zonder telefonie. En het aantal werkplekken is in een handomdraai aangepast. Ook andere aanpassingen – meer opslag, meer functionaliteiten, extra volumes, grotere snelheid, aanvullende oplossingen – zijn zonder grote investeringen per omgaande te regelen. Je hoeft daarvoor geen lastige lange termijn-inschattingen te maken, maar kan ‘agile’ en wendbaar reageren op nieuwe omstandigheden.

Beter samenwerken
Werken in de cloud is de oplossing voor nieuwe generatie medewerkers. Het stelt hen in staat op elk gewenst moment en op elke favoriete apparaat vanaf elke plek-met-internetverbinding te werken… Zo kunnen zij zelf een goede balans zoeken tussen werk en privé, tussen productiviteit en creativiteit. Bovendien wordt samenwerken een stuk eenvoudiger. Via de cloud zijn informatie en bestanden gemakkelijk te delen. Dat is handig voor bijvoorbeeld sales-medewerkers bij de klant, onderhoudsmensen onderweg, of medewerkers die thuis en op kantoor werken. Binnen Microsoft Office 365 kunnen bestanden zelfs gelijktijdig door verschillende mensen bewerkt worden. En binnen Teams, dat tot dit pakket behoort, kunnen mensen van binnen en buiten de organisatie samenwerken rond één project en met elkaar chatten en overleggen: alle content en communicatie binnen één digitale werkruimte.

Technisch altijd up to date
Ook in technisch opzicht hebben cloudoplossingen zich intussen bewezen. Ze zijn stabiel, betrouwbaar en hebben een beschikbaarheidsgarantie van 99,9% procent. Dat wil zeggen: ze werken eigenlijk gewoon altijd. En niet alleen de implementatie ervan is snel en eenvoudig, ook naar het beheer heb je als cloudgebruiker geen omkijken. Alle (technische) updates worden automatisch uitgevoerd. Zo werk je altijd met de modernste technieken (op bijvoorbeeld het gebied van back up of cyberveiligheid) en met de nieuwste software-versies.

Financieel transparant
Werken in de cloud heeft een transparant financieel kostenmodel: een vast bedrag per werkplek per maand, alles inclusief, ook licenties en beheer. De kosten voor ‘opschalen’ – bijvoorbeeld meer functionaliteiten per werkplek of meer werkplekken – zijn daardoor altijd calculeerbaar en overzichtelijk. Bij ICT-oplossingen op locatie, zoals tot voor kort gewoon was, waren de aanvangsinvesteringen hoog en wist je daarna nooit precies wat er nog kon komen aan kosten. Bij werken in de cloud zijn er nauwelijks nog (aanvangs)investeringen en betaal je gewoon per maand naar verbruik en naar behoefte. Dat is een behoorlijke vermindering van het financieel risico. En over het algemeen leidt dit tot een besparing van 20-30% op de ICT-kosten.

En de nadelen dan?

De één is enthousiast over werken in de cloud, de ander aarzelt nog. Er worden daarbij regelmatig dezelfde bezwaren geopperd. Eerlijk over cloud is ook luisteren naar die bezwaren. We noemen de meest voorkomende.

Cloud is niet veilig
Als je denkt aan hackers die proberen binnen te dringen, kun je vinden dat de cloud niet veilig is. Een cloud met veel gebruikers en data is immers een lucratief doelwit en de schade is direct enorm. Daar wil je geen ‘slachtoffer’ van worden. Maar het tegendeel is waar. Grote providers investeren zo grootschalig en intensief in veiligheid en privacy, dat kun je als individuele organisatie nooit evenaren. Cybersecurityteams zijn daar 24/7 bezig met de (technische) bescherming van al hun gebruikers. Bovendien zorgen zij dat de volledige ICT-infrastructuur volledig voldoet aan alle wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.

Als internet uitvalt, kun je niets meer
Dit is slechts gedeeltelijk waar en er zijn intussen al veel oplossingen voor. Internet kan nooit ‘kapot’, er kan hooguit een storing zijn in een bepaald deel van het netwerk. Dat is op te lossen door voor een cloudoplossing te kiezen met een zogeheten ‘dubbele connectiviteit’. Dat wil zeggen: als het ene deel van internet het niet meer doet, schakelt het over op een wel werkend deel. Bovendien kan met veel cloudoplossingen intussen ook ‘offline’ gewerkt worden, dus gewoon op je eigen computer. Zodra er weer een internetverbinding is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd, alsof er nooit iets is gebeurd.

Online werken met grote bestanden is onhandig
Ook dit klopt. Soepel werken in de cloud is mede afhankelijk van de kwaliteit en snelheid van je internetverbinding. Die is echter altijd op te waarderen. En mochten programma’s of bestanden desondanks te ‘zwaar’ zijn, dan zijn er hybride oplossingen (zie hierboven). Daarbij wordt er gedeeltelijk in de cloud gewerkt en blijven er op locatie ook nog servers staan voor de eigen toepassingen. Zo laat je ICT werken op de plek waar die het sterkst kan presteren.

Cloud is te ingewikkeld voor medewerkers
Het is waar dat de cloud een andere manier van werken is. Maar het brengt heel veel éxtra aan productiviteit en samenwerk-plezier. Voor de een zal de overgang gemakkelijker gaan dan voor de ander. Technisch is het niet ingewikkeld, integendeel. Het is eerder het afleggen van oude gewoontes en het aanleren van nieuwe manieren van werken (en soms denken). Met goede (online) trainings- en adoptieprogramma’s kunnen medewerkers de tijd krijgen deze nieuwe manier van werken te ontdekken, eraan te wennen, en vervolgens alles eruit te halen wat erin zit.

Ik mis de controle
Met (volledig) werken in de cloud heb je inderdaad geen eigen servers meer en geen eigen software. Maar daar heb je dan ook geen zorgen meer over. Alle technische updates, alle storingen en dergelijke worden automatisch verzorgd en verholpen. Het is eigenlijk net zo comfortabel als rijden in een lease-auto…

Het geeft gedoe met privacy
In het verleden werd dit nog wel eens als issue opgeworpen. Het ging dan met name om providers die hun servers in de VS hadden staan. Amerika heeft een wet die het de overheid mogelijk maakt inzage te hebben in de data die op die servers staan. Daarmee zou de privacy van veel gebruikers in het geding kunnen zijn. Tegenwoordig hebben alle grote providers datacenters met servers in Europa en ook in Nederland. Die vallen daarmee onder de Europese en Nederlandse privacywetgeving die veel beschermender is. Informatie en gebruiksgegevens op deze servers zijn dus gewoon veilig en vallen onder onze eigen nationale en Europese wet- en regelgeving.

Het voelt alsof ik geen keuze heb
Het tegendeel is waar: er is juist veel keuze, vanwege de flexibiliteit en mogelijkheden van de cloud. Voorlopig nog blijven werken met de ICT-oplossingen op uw locatie? Dat kan. Wel over naar de cloud, maar in kleine stapjes? Kan ook. Niet alles naar de cloud, maar deels eigen ICT behouden? Is heel goed mogelijk. Gefaseerd overstappen of in één klap? Allebei mogelijk. Kortom: alles kan. Belangrijk is alleen dat men zich heel goed laat adviseren om tot een oplossing te komen die precies past bij de organisatie en bij de ambities voor de toekomst…!

7 redenen om nú over te stappen naar de cloud

Regelmatig twijfelen bedrijven en organisatie nog over werken in de cloud: waarom en waarom nú? Met 7 eerlijke argumenten geven we maximale duidelijkheid waarom dit nu het juiste moment is.

1. De cloud is het heden en dé toekomst
In korte tijd is de cloud een volwassen en robuuste ICT-oplossing geworden. Zonder kinderziektes. Met structuur en standaardisaties, die veel creativiteit en innovatie mogelijk maken. Steeds meer ICT zal op cloudoplossingen worden gebaseerd. Daarmee is de cloud het heden én de toekomst.

2. Nieuwe generaties medewerkers vragen erom
Hoe onderscheid je je als werkgever op de krappe arbeidsmarkt? Met werken in de cloud. Dat biedt (nieuwe) medewerkers optimale flexibiliteit om hun werk-privé-balans zelf te regelen. Omdat ze op zelfgekozen plekken, momenten en apparaten kunnen werken.

3. Ontwikkelingen gaan snel, de cloud is sneller
Bedenken wat je volgend jaar of over 5 jaar nodig hebt aan ICT? Met de cloud hoef je zulke inschattingen niet te maken. Je kunt naar behoefte het aantal gebruikers en opties op- of afschalen. Flexibel inspelen op morgen, dus. Wel zo handig bij een economie in beweging.

4. ICT is te complex en te duur geworden om zelf in huis te hebben
De techniek gaat onwaarschijnlijk snel. Voortdurend moeten investeren in beheer van (nieuwe) hardware en software-updates, zuigt veel energie weg uit een organisatie. In de cloud werk je standaard met de nieuwste technieken en nieuwste updates.

5. Ervaar direct de efficiëntie- en productiviteits-boost
Zorgvuldig bestandsbeheer en e-mailverkeer kost medewerkers veel tijd. Tijd die beter gebruikt kan worden. Werken in de cloud maakt dit (samen)werken simpeler, effectiever, en daardoor productiever én leuker.

6. Cyberveiligheid en privacy direct optimaal geregeld
De meeste organisaties worden permanent gehackt, zonder dat ze het merken. Cloudproviders investeren echter voortdurend in de allerbeste oplossingen op het gebied van cyberveiligheid en privacy. Met de cloud is iedere gebruiker direct compliant met alle wet- en regelgeving op het gebied van veiligheid en privacy. Zonder zelf te hoeven investeren in dure of ingewikkelde oplossingen.

7. Nú ben je de anderen nog een stap voor
Van de organisaties die overstappen naar de cloud is ruim 90% net zo tevreden óf tevredener (> 50%) met de cloud dan met de vorige ICT-oplossing. Zij merken per direct een hogere productiviteit door de flexibiliteit, een kostenbesparing door de schaalbaarheid en een toegenomen klanttevredenheid. Nú de overstap maken betekent ook profiteren en de concurrentie nog een slag voor zijn.

De ontzorgende cloud van Venéco

Venéco biedt intussen – naast alle andere ICT-diensten – een breed scala aan cloudoplossingen: Private, Public en Hybride. De diensten van Microsoft hebben daarin een steeds groter aandeel, zoals Office 365, Teams en Azure-gebaseerde oplossingen. Want Venéco is gecertificeerd partner van Microsoft. U vindt ze elders op deze website.

Wie kiest voor een cloudoplossing, verzorgd door Venéco, heeft het beste uit twee werelden. De aller modernste technologieën, ook op het gebied van cyberveiligheid, van de grote cloudproviders naast de ontzorgende en persoonlijke service van Venéco. Van oudsher leverancier van hardware kent Venéco als geen ander zowel de ene als de andere kant van het spectrum en is zo een betrouwbare partner om tot de meest optimale oplossing te komen.

De ontzorgende cloudoplossingen van Venéco gaan onder andere gepaard met:

  • Eerlijk en degelijk advies om te komen tot een oplossing die past bij de organisatie en de ambities voor de toekomst
  • Snelle en rimpelloze implementatie
  • Betrouwbare back up- en disaster recovery-oplossingen. Dit betekent dat er altijd doorgegaan kan worden met de bedrijfsactiviteiten, wat er ook gebeurt.
  • Preventieve monitoring op afstand van systemen, servers en ook bijvoorbeeld laptops, om ‘informatielekken’ en andere incidenten voor te zijn
  • Een trainings- en adoptietraject voor medewerkers. In een online omgeving kunnen zij in hun eigen tempo leren werken met de nieuwe mogelijkheden van Office 365 en ook bijblijven met de ontwikkelingen van Microsoft.
  • Periodieke Security Awareness-trainingen om medewerkers te leren bewust digitaal veilig te werken en hen voortdurend alert te houden op mogelijke phising mails en dergelijke.
  • Een 24/7 Helpdesk voor alle persoonlijke en professionele aandacht die nodig is.

Wilt u een maatwerk-advies over werken in de cloud? Neem dan contact op met Venéco. Wij helpen u graag verder.

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief!