Privacyverklaring

Omdat gevoelige informatie goed geregeld moet zijn

Laatste versie 1 mei 2018

Venéco’s Privacyverklaring

Toelichting Algemene Verordening Gegevensbescherming

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing, waarmee privacywetgeving centraal geregeld is voor de hele Europese Unie. De Europese Unie wil mensen hiermee meer controle geven over de manier waarop organisaties met hun persoonsgegevens omgaan. De snelle ontwikkelingen in onder andere cloud-technologie zorgen namelijk voor nieuwe manieren om gegevens in te zetten en te gebruiken. Door de wetgeving inzake gegevensbescherming te versterken en zwaardere handhavingsmaatregelen te introduceren, wil de Europese Unie dit een halt toeroepen en het vertrouwen in de opkomende digitale economie verbeteren.

Venéco als verwerker van persoonsgegevens

Via onze websites en onze diensten (waaronder MyEasyOffice) worden privacygevoelige gegevens verwerkt. Deze gegevens worden ook wel persoonsgegevens genoemd. Bij Venéco vinden wij de privacy van onze medewerkers, klanten en gebruikers erg belangrijk. Wij doen alles wat binnen onze mogelijkheden ligt om de privacy van data te waarborgen en persoonsgegevens te beschermen. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel wij dit doen en hoe wij deze beschermen.
Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen uit de privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat wij:
• Via deze privacyverklaring duidelijk vermelden voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
• De verzameling van persoonsgegevens beperken tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor de vastgestelde doeleinden;
• U eerst vragen om uitdrukkelijke toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken in gevallen, waarin toestemming vereist is;
• Als Venéco passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dat ook eisen van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken;
• Uw recht respecteren om uw persoonsgegevens op uw aanvraag/verzoek ter inzage te bieden, te corrigeren of te verwijderen.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, met welk doel wij dat doen en hoe wij deze persoonsgegevens gebruiken/verwerken. Wij raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Gebruik van persoonsgegevens

Bij het gebruik van onze websites bieden wij de mogelijkheid om informatie aan te vragen en/of vragen te stellen. Hierbij laat u bepaalde gegevens bij ons achter. Vaak zullen dat bedrijfsgegevens zijn, maar in sommige gevallen zijn dit ook persoonsgegevens.
• Wij verwerken uw persoonsgegevens voor het leveren van onze diensten en de doeleinden die daarmee samenhangen, zoals het verlenen van support, het beveiligen van onze diensten en voor het versturen van facturen voor het gebruik van onze diensten.

• Meer specifiek verwerken wij u gegevens voor de volgende doeleinden:
1. Het registratieproces dat u doorloopt om de MyEasyOffice-diensten in gebruik te nemen
en een overeenkomst af te sluiten;
2. Het verlenen van toegang tot de MyEasyOffice-diensten;
3. Het verwerken van het door u ingevulde (contact)formulier op onze websites;
4. Het versturen van nieuwsbrieven wanneer u daarvoor bent aangemeld;
5. Het via e-mail of telefonisch beantwoorden van supportvragen die gesteld zijn in relatie
tot het gebruik van onze diensten;
6. Naast de serviceberichten die in de diensten worden weergegeven, kan het voorkomen
dat wij serviceberichten naar uw e-mailadres sturen met betrekking tot onze diensten; 7. Het versturen van uitnodigingen om mee te doen aan onderzoeken naar bijvoorbeeld
tevredenheid en loyaliteit van onze klanten of mee te denken over nieuwe functionaliteiten in de Venéco-diensten.

Wij verwerken hierbij de volgende gegevens:

Formulier(en) op website: Bedrijfsnaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele gegevens die u uit eigen beweging invult in het bericht.

Registratie: Naam, functie, geslacht en contactgegevens (telefoonnummers, e-mailadres etc). Bedrijfsgegevens (NAW-, betaalgegevens, BTW-, KvK-nummer);

Gebruik: Naam, e-mailadres, functie en telefoonnummer. Deze gegevens zijn nodig om u offertes, opdrachten, informatie, werkbonnen, oplossingen en facturen te kunnen sturen;

Toegang: Inloggegevens, bestaande uit een e-mailadres en een wachtwoord;
Nieuwsbrieven: Naam, geslacht en e-mailadres. Bij iedere nieuwsbrief is een afmeldmogelijkheid opgenomen.

Supportvragen: Naam, geslacht, e-mailadres, functie en telefoonnummer;

Serviceberichten: Naam, e-mailadres en telefoonnummer;
Marketingdoeleinden ter verbetering van onze dienstverlening: Naam, geslacht, functie en e- mailadres.

Cookies

Wij maken gebruik van cookies. Lees onder websitebezoek hier meer over

Bewaartermijnen

Venéco bewaart u persoonsgegevens niet langer dan nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens werden verzameld.

Verstrekking aan derden

Venéco verstrekt uw persoonsgegevens aan derden indien dit noodzakelijk is voor het gebruik van onze diensten, of wanneer wij daar wettelijk toe worden verplicht.

Websitebezoek

Op de website van Venéco worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, waaronder het IP-adres van uw computer, het tijdstip van opvragen van een pagina en overige gegevens die uw browser meestuurt. Deze gegevens worden gebruikt voor analyses van bezoek- en klikgedrag op de website met als doel om de werking van de website te verbeteren. Deze gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

Venéco maakt gebruik van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken en hoe effectief de Adwords-advertenties van Venéco bij Google-zoekresultaatpagina’s zijn. De verkregen informatie wordt, met inbegrip van het adres van u computer (IP-adres), overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers. Via de linkjes privacybeleid van Google en het privacybeleid van Google Adwords kunt u deze raadplegen.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die met links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze websites op een betrouwbare en/of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Lees altijd, voor gebruik van de desbetreffende website, de privacyverklaring van deze website goed door. Op die manier kan u er van tevoren voor zorgen dat u op de hoogte bent van de wijze waarop de betreffende website met uw gegevens omgaat.

Beveiliging

Venéco vindt de bescherming van uw (persoons)gegevens belangrijk en neemt passende maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, misbruik en andere vormen van onrechtmatig gebruik. De websites van Venéco maken gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te waarborgen dat u persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen. Wij hebben daarnaast verschillende technische- en organisatorische maatregelen getroffen om de beveiliging en beschikbaarheid van de Venéco-dienst te waarborgen. Daarnaast beschikt Venéco over een ISO27001- en NEN7510-certificaat waarbij de interne beheersing van onze processen getoetst is en ieder jaar opnieuw wordt getoetst.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering kan alleen in behandeling worden genomen wanneer dit schriftelijk wordt ingediend. Hierbij kan gevraagd worden om u te identificeren om misbruik te voorkomen. U bent zelf verantwoordelijk voor de consequenties van het verwijderen van uw persoonsgegevens. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het niet meer op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen en updates met betrekking tot de Venéco- en/of MyEasyOffice-diensten, het niet meer kunnen beantwoorden van supportaanvragen en/of het niet meer kunnen inloggen bij de MyEasyOffice-diensten.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan tussentijds gewijzigd worden, waarbij de meest recente versie van de privacyverklaring altijd op onze website te vinden is. Wij adviseren om onze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat u altijd op de hoogte bent van de laatste wijzigingen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mochten wij er samen écht niet uit kunnen komen, dan heb u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy-toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Mocht u vragen hebben over uw privacy, deze privacyverklaring en/of de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan gerust met ons op via privacy@veneco.nl of telefoonnummer 0174- 615415.