Chat with us, powered by LiveChat

8 tips voor online vergaderen met Microsoft Teams

8 tips voor online vergaderen met Microsoft Teams

In en rond Venéco

In en rond Venéco

8 tips voor online vergaderen met Microsoft Teams

In een tijd waarin we meer thuiswerken dan ooit, is online vergaderen een onmisbaar hulpmiddel geworden. Met Microsoft Teams kunnen we op elk gewenst moment deelnemen aan online vergaderingen, overal en op elk apparaat. Dit brengt veel veranderingen met zich mee en Venéco wil hier vanzelfsprekend zo goed mogelijk bij ondersteunen! Om het online vergaderen zo makkelijk en efficiënt mogelijk te maken, hebben wij 8 tips voor u opgesomd:

# 1 – Online vergader-etiquette
Offline zijn we doorgaans bekend met etiquette, ook online is dit van belang! Een aantal dingen zijn waarschijnlijk overbodig, maar het kan nooit kwaad om het even te delen. 1) Bel op tijd in, zo kunnen eventuele technische problemen opgelost worden vóór de vergadering. 2) Let op omgevingsgeluiden, niets zo vervelend als elkaar niet goed kunnen verstaan. 3) Blijf geconcentreerd. Laat je tijdens de vergadering niet online afleiden door nieuwsupdates, een nieuwe email of berichten via bijvoorbeeld LinkedIn.

# 2 – Nodig iedereen uit via e-mail
Online vergaderen met iemand buiten de organisatie? Geen probleem! In Teams kun je met Anonieme deelname iedereen toevoegen die een geldig e-mailadres heeft. Tijdens het plannen vanuit Teams of Outlook kun je iemand met zijn of haar e-mailadres uitnodigen voor een vergadering. Diegene zal de uitnodiging in zijn e-mail ontvangen, inclusief informatie over hoe ze aan de vergadering kunnen deelnemen. Uw vergaderpartner kan op de link klikken, zijn naam invoeren en deelnemen aan de vergadering, zonder dat hij of zij software hoeft te installeren!

# 3 – Laat bezoekers toe vanuit de wachtruimte
Heb je een paar seconden nodig om alles voor te bereiden? Alle vergaderdeelnemers van buiten de organisatie, komen standaard in een virtuele wachtruimte, waarna ze moeten worden toegelaten om deel te nemen aan de daadwerkelijke vergadering. Zo is de privacy van de vergadering gewaarborgd én heb je even de tijd om ervoor te zorgen dat je klaar bent voor die belangrijke klantvergadering.

# 4 – Demp omgevingsgeluiden
Ben je het zat om een ​​hond te horen blaffen? Bij grote vergaderingen (met meer dan vijf personen) zal iedereen die deelneemt nadat de vergadering is begonnen, als gedempt meedoen. Hierdoor blijft lawaai in de vergadering beperkt. Als je storend geluid van anderen opmerkt, kun je die persoon dempen. Je doet dat gemakkelijk in het vergaderrooster. Wil je alle deelnemers in een vergadering dempen? Ga naar het vergaderrooster en selecteer ‘Alles dempen’. Iedereen krijgt dan een melding en kan zichzelf dempen als dat nodig is.

# 5 – Neem deel aan een vergadering of start een telefoongesprek zonder Teams-app
Je kunt deelnemen aan een vergadering of gesprek, zelfs als je geen toegang hebt tot de Teams-app. Dat kan via een desktop of mobiel apparaat. Navigeer via de Edge- of Chrome-browser naar teams.microsoft.com om deel te nemen aan een Teams-vergadering. Vanuit Edge kun je hier ook een ​​1: 1-oproep starten.

# 6 – Deel alleen de essentiële zaken
Wil je niet dat iedereen e-mails meeleest wanneer je je bureaublad deelt? Met Application Sharing kun je ervoor kiezen om een ​​specifiek venster te delen in plaats van uw hele scherm. Zo ben je er zeker van dat je bureaubladscherm of meldingen niet worden gedeeld wanneer je inhoud tijdens de vergadering deelt.

# 7 – Laat anderen achter het stuur plaatsnemen
Wat gebeurt er als je iets ziet wat iemand anders niet ziet? Met Application Sharing kun je – als iemand zijn bureaublad deelt – vragen of de deler u de controle over zijn bureaublad wil geven.

# 8 – Krijg hulp bij interactieve probleemoplossing
Ooit vergeten het dempen van jezelf op te heffen voordat je tijdens de vergadering een geweldig argument maakte? Met interactieve probleemoplossing waarschuwt Teams je wanneer het systeem detecteert dat je probeert te spreken, maar nog steeds bent gedempt. Dit is het eerste scenario van vele waarin Teams proactief deelnemers kan adviseren over veelvoorkomende problemen die hun productiviteit tijdens een vergadering kunnen beïnvloeden.

Maandelijks korte instructievideo’s
Iedere maand deelt collega Robert Panhuyzen de nieuwste features en tijdbesparende tips & tricks van Office 365 en Microsoft via een korte video. Kijk snel op www.veneco.nl/youtube voor de laatste updates. Automatisch op de hoogte blijven? Klik dan op ‘abonneren’!

Op de hoogte blijven?

Schrijf je in voor de nieuwsbrief!